Mappa le attività svolte dal tuo personale amministrativo, controlla i tempi, verifica le possibilità di efficientamento, istituisci nuove procedure, serviti dei prodotti digitali per coordinare al meglio le attività, monitora le performance con degli indicatori Kpi.

In alcune realtà aziendali, soprattutto in piccole aziende che sono riuscite a crescere velocemente, può capitare che l’imprenditore o il nuovo manager non abbiano consapevolezza delle attività svolte dai propri dipendenti.

Mappare le attività svolte dalle proprie risorse non ha il fine di controllare la malafede degli impiegati ma di riuscire a coordinare in modo armonico le attività e direzionare al meglio le proprie scelte di budget. Coordinare le attività è necessario affinché non si generino “colli di bottiglia” che potrebbero rallentare globalmente l’amministrazione dell’impresa. Situazioni di questo tipo possono essere evitate istituendo delle procedure che indichino modalità e tempi secondo i quali una determinata attività debba essere svolta.

Possono inoltre essere ridotti i costi individuando attività eccessivamente time-consuming che potrebbero essere evitate con l’esternalizzazione o con l’utilizzo di software idonei.

La mappa delle attività è uno strumento utile anche per coprire eventuali sostituzioni temporanee del personale e per avere consapevolezza di eventuali scadenze che, in mancanza della persona preposta, potrebbero passare inosservate.

Esistono diversi software che possono supportare l’organizzazione aziendale su cui è possibile indicare le attività da svolgere con task e sub-task e le relative scadenze.

È anche possibile costruire sistemi per incentivare le performance del personale usando indicatori che forniscano riscontri quantitativi di efficienza organizzativa. Sistemi di questo tipo, largamente utilizzati in tutte le aziende per il personale addetto alle vendite, sono anche implementabili per l’ufficio acquisti e produzione.

Predisponi metodi e procedure contabili per verificare spese, ricavi, pagamenti e incassi così da non perdere nessun documento importante e lavorare con i dati corretti.
Utilizza strumenti digitali per velocizzare l’inserimento dati e migliorare la sicurezza informatica.

Grazie ai progressi in campo digitale oggi è possibile ricevere le fatture direttamente sul proprio cassetto fiscale e registrarle automaticamente usando il proprio software gestionale. Aziende che lavorano con l’estero o che effettuano vendite online potrebbero però avere ancora necessità di rintracciare la documentazione da registrare e verificare periodicamente che tutti i documenti siano stati registrati. Per assolvere questi impegni è necessario organizzare metodi e procedure contabili così da poter scaricare fiscalmente tutti i costi e avere contezza della situazione reale delle proprie spese.

Oltre alla registrazione delle fatture molti software permettono, previa impostazione, di registrare automaticamente anche i movimenti di prima nota bancari consentendo un grande risparmio in termini di tempo.

È importante organizzare le procedure contabili affinché si lavori sfruttando quanto più possibile i vantaggi tecnologici e si ottengano dati corretti su cui basare analisi e decisioni di rilevanza economica.

 Posso supportarti in questo processo di ottimizzazione e formalizzazione organizzativa eseguendo le seguenti attività:

• Mappare le attività svolte dal personale;
• Individuare le principali procedure da seguire;
• Supportare l’ufficio contabile per la predisposizione di metodi per il recupero, registrazione e controllo periodico dei documenti contabili;
• Impostare il software per il monitoraggio delle attività e delle scadenze;
• Creare Kpi per il monitoraggio delle performance aziendali;
• Verificare eventuali miglioramenti tecnologici da poter implementare per supportare l’ufficio amministrativo;
• Collaborare con l’ufficio IT per incrementare la sicurezza della conservazione dei dati.